KVKK İMHA POLİTİKASİ

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ

1.1. Amaç

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek, kişisel verilere ilişkin mevzuat çerçevesinde kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak ve ilgili kişileri kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Vebende A.Ş. tarafından hazırlanmıştır.

1.2. Kapsam

Bu Politika; çalışan adayları, ürün/hizmet alan kişi yetkilisi/çalışanları, tedarikçi yetkilisi/çalışanları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ilişkin kişisel verilerin saklanması ve imhasını kapsamakta olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ile kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan ilgili kişilere ilişkin işbu Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi (örn. Ziyaretçimiz de olan Aktif müşterilerimiz gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örn. Yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.

İşbu politika zaman zaman güncellenebileceğinden, Politika’nın en güncel versiyonuna ulaşmak için düzenli olarak Şirket’in web adresini ziyaret etmenizi rica ederiz. Ayrıca, işbu Politikada kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması gibi sair hususlarda hüküm bulunmayan hallerde bu hususlardaki detaylı bilgiye www.vebende.com.tr adresinde yer alan Vebende A.Ş. Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan erişilebilmektedir.

KVKK ve ilgili diğer mevzuat ile politika arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulama alanı bulacaktır.

1.3. Tanımlar

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

  • Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
  • İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
  • İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
  • İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
  • Kanun ya da KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
  • Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
  • Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
  • Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası: www.vebende.com.tr adresinde yer alan Vebende A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
  • İlgili Kişi Başvuru Formu: Şirket bünyesinde kişisel verileri işlenen ilgili kişinin Kanun’un 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu
  • Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
  • Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
  • Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
  • Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi
  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
  • Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
  • Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
  • Politika: Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
  • Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
  • Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
  • Veri Sorumluları Sicili (VERBİS): Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili
  • Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

2. İLKELER

Şirket tarafından kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

  • Şirketimizce mevcut ya da edinilen kişisel veriler KVKK madde 4 uyarınca:
    • (i) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,
    • (ii) Doğru ve gerektiğinde güncel olacak şekilde,
    • (iii) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte,
    • (iv) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılmakta ve
    • (v) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan ve Şirketçe işbu Politikada belirlenen süre kadar muhafaza edilmektedir.
  • Şirketimiz, ilgili kişinin açık rızasıyla veya KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işlemektedir.
    • İlgili kişiler, kişisel veri işleme süreçlerine ilişkin olarak, Şirketimiz tarafından KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak aydınlatılmakta ve ilgili kişinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirme yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde:
    • Kanun’un 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 5. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere,
    • İlgili mevzuat hükümlerine,
    • Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
  • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
  • Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir.
    • Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
  • Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
    • Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;
      • İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir,
      • Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

3. KAYIT ORTAMLARI

İlgili kişilere ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde aşağıdaki tabloda (Tablo 1) yer alan ortamlarda güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik Ortamlarda

  • Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)
  • Yazılımlar
  • Bilgi güvenliği cihazları
  • Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
  • Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
  • Optik diskler ve çıkartılabilir bellekler (CD, DVD, USB, Harici disk vb.)
  • Bulut depolama (kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlar)

Elektronik Olmayan Ortamlar

  • Kâğıt
  • Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Şirket tarafından, ilgili kişilere ait kişisel veriler Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir:

4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

İlgili kişiye ait kişisel veriler, Şirket tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında özellikle2; (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) savunma sanayii güvenliği mevzuatı ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ile (iiii) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan elektronik veya elektronik olmayan ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

  • Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi nedeniyle saklanması
  • Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması
  • Kişisel verilerin Şirket’in uymakla yükümlü olduğu herhangi bir mevzuat veya hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesine bağlı olarak saklanması
  • Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması nedeniyle saklanması
  • Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunmasına bağlı olarak saklanması
  • Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
  • İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından İlgili kişilerin açık rızasının bulunması nedeniyle saklanması

4.2. İmhaya İlişkin Açıklamalar

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak saklanıyor olmasına rağmen, saklanmasını gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler re ’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda, Kanun ve Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde ilgili kişilere ait kişisel veriler, Şirket tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

  • Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası
  • Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
  • Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması
  • İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
  • Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

5. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER

Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda, Şirket tarafından alınmış olan idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

5.1. İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • İlgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

5.2. Teknik Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
  • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Sızma testi uygulanmaktadır.
  • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

6. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz öncelikle, kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süreye riayet eder; bir sürenin öngörülmemiş olması hâlinde kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla kanunlarda öngörülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanabilecektir. İleride kullanılabilme ihtimaline dayanılarak Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.

Şirket tarafından tespit edilen süreç bazında saklama ve imha süreleri aşağıdaki tabloda (Tablo 2) yer almaktadır. Ayrıca; süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer almaktadır.

Kategori Saklama Süresi İmha Süreci
Ürün Hizmet Alan Kişiler ile Tüzel Kişi Ürün Hizmet Alıcılarının Yetkileri/Çalışanlarına İlişkin Kişisel Veriler Sözleşmenin bitiminden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Tedarikçilere veya Tüzel Kişi Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanlarına İlişkin Kişisel Veriler Sözleşmenin bitiminden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Sözleşme İşlemleri Dolayısıyla Elde Edilen Kişisel Veriler Sözleşmenin bitiminden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kişisel Veriler Alındığı yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Uyarınca İşyeri Hekimi ve İSG Uzmanı Tarafından Alınan, Dışarıdan Hizmet Alınan Kişiler ile İlgili Tüm Kişisel Veriler Sözleşmenin bitiminden itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Güvenlik Kamera Görüntüleri Kayıt tarihinden itibaren 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Bina Giriş Çıkış Kayıtlarının Takibi İçin Alınan Kişisel Veriler Kayıt tarihinden itibaren 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanlara İlişkin Kişisel Veriler İş ilişkisinin bitiminden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Potansiyel Müşteri ve Tedarikçilerden İş Geliştirme İçin Alınan Kişisel Veriler Alındığı tarihten itibaren 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
Genel Kurula İlişkin Kişisel Veriler ile Taşınmazlara İlişkin Kişisel Veriler Süresiz Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde
IP Adreslerine İlişkin Kişisel Veriler Alındığı tarihten itibaren 6 ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha sürecinde

7. PERİYODİK İMHA VE KİŞİSEL VERİ İMHA BAŞVURUSU

7.1. Periyodik İmha

Şirket, Kanun, ilgili mevzuat, Vebende A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Yönetmeliğin 11.maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket tarafından yılda iki kez olmak üzere Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Şirket iki periyodik imha süreci arasındaki süre 6 ayı geçmemek kaydıyla, periyodik imha tarihlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir.

7.2. Kişisel Veri İmha Başvurusu

İlgili kişi, Kanunun 13.maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imhasını talep ettiğinde4;

  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:
    • Şirket, talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde uygun bir imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.
    • İmha işlemi gerçekleştirilirken gerekçesi açıklanır.
    • Talebin geçerli kabul edilmesi için, ilgili kişinin başvurusunu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir.
    • Şirket, yapılan işlemle ilgili olarak her halde ilgili kişiye bilgi verir.
  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa:
    • Şirket, talebi Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedebilir.
    • Ret cevabı, en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili kişiye yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

8. KİŞİSEL VERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. Bu kapsamda, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Şirket tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda (Tablo 3) yer alan yöntemlerle silinir:

YÖNTEM AÇIKLAMA
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
  • Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi
  • Merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması
  • Veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi
  • Taşınabilir medyada (örneğin flash ortamı) bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracaksa, aşağıdaki koşullar sağlandığında kişisel veriler silinmiş sayılacaktır:
  • Başka herhangi bir kurum, kuruluş veya kişinin erişimine kapalı olması
  • Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlamak için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması
Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda (Tablo 4) yer alan yöntemlerle yok edilir:

YÖNTEM AÇIKLAMA
Fiziksel Yok Etme Elektronik olmayan ortamda tutulan belgeler, evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. Elektronik ortamda kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
De-manyetize etme (degauss) Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Üzerine Yazma Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.

8.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda (Tablo 5) yer alan yöntemlerle anonim hale getirilir

YÖNTEM AÇIKLAMA
Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirme yöntemleridir.
  • Değişken Çıkartma: Yüksek derecede betimleyici veriler çıkarılarak anonimleştirme sağlanır.
  • Kayıtları Çıkartma: Tekillik içeren veriler kayıtlar arasından çıkarılarak anonim hale getirilir.
  • Bölgesel Gizleme: Belirleyici verilerin gizlenmesi ile anonimleştirme sağlanır.
  • Alt ve Üst Sınır Kodlama: Belirli kategorilerdeki veriler birleştirilerek anonimleştirilir.
  • Genelleştirme: Veriler toplulaştırılır ve kişisel verilerle ilişkilendirilemeyecek hale getirilir.
  • Global Kodlama: Veriler daha genel bir içerik ile kişisel verilerle ilişkilendirilemez hale getirilir.
Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri Bu yöntemlerde kişisel veri gruplarında bazı veriler değiştirilerek bozulma yaratılmaktadır. Yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen fayda doğrultusunda sapmalar dikkatlice uygulanmalıdır.
  • Gürültü Ekleme: Sayısal verilere belirli oranda sapma eklenerek veriler anonimleştirilir.
  • Mikro Birleştirme: Veriler sıralanarak ortalama alınıp, gruptaki tüm veriler anonimleştirilir.
  • Veri Değiş Tokuşu: Seçilen çiftler arasında veri değiş tokuşu yapılır, bu genellikle kategorize edilebilen veriler için kullanılır.

9. VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRECİNDE YER ALANLARIN UNVANI, BİRİMİ VE GÖREVİ

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında görevli birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda (Tablo 6) verilmiştir.

UNVAN BİRİM GÖREV
Genel Müdür Vebende A.Ş. Genel Müdürlüğü Şirket çalışanlarının Politika'ya uygun hareket etmesinden ve şirket içerisinde KVKK sürecinin yürütülmesinden sorumludur.
Bilgi Güvenliği Yönetimi Sistemleri Komitesi (BGYS) Vebende A.Ş. Genel Müdürlüğü Politika'nın hazırlanması, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden ve Şirket içi denetimlerin sağlanmasından sorumludur.